Lệnh điều xe ô tô là văn bản hành chính bắt buộc khi cơ quan nhà nước, doanh nghiệp điều động phương tiện công vụ. Giấy này xác nhận mục đích sử dụng xe hợp pháp, giúp lái xe tránh bị xử phạt khi kiểm tra giao thông. Bài viết cung cấp mẫu chuẩn theo Thông tư 107/2017/TT-BTC của Bộ Tài chính, kèm hướng dẫn lập phiếu chính xác.
Lệnh Điều Xe Là Gì?
Lệnh điều xe (tiếng Anh: Vehicle Dispatch Order) là chứng từ nội bộ do cấp có thẩm quyền ký duyệt, cho phép sử dụng xe công vụ trong khoảng thời gian và lộ trình cụ thể. Văn bản này thường được áp dụng tại:
- Cơ quan hành chính nhà nước (bộ, sở, phòng ban)
- Đơn vị sự nghiệp công lập (bệnh viện, trường học)
- Doanh nghiệp nhà nước và tập đoàn lớn có đội xe riêng
Khác với hợp đồng thuê xe ngoài, lệnh điều xe ô tô chỉ điều chỉnh việc sử dụng xe thuộc sở hữu hoặc quản lý của đơn vị. Lái xe bắt buộc mang theo khi vận hành, cùng giấy đăng ký xe và bằng lái.
Mẫu lệnh điều xe ô tô theo Thông tư 107Mẫu lệnh điều xe chuẩn theo quy định Bộ Tài chính, áp dụng cho cơ quan nhà nước
Thành Phần Bắt Buộc Trong Lệnh Điều Xe
Theo Thông tư 107/2017/TT-BTC (Phụ lục 03 – Mẫu số 08), phiếu điều xe hợp lệ phải có đủ các yếu tố:
Thông tin đơn vị:
- Tên cơ quan, đơn vị cấp trên (nếu có)
- Số lệnh và ngày lập
- Căn cứ pháp lý (quyết định, công văn yêu cầu)
Thông tin phương tiện:
- Biển kiểm soát xe
- Loại xe (4 chỗ, 7 chỗ, 16 chỗ, xe tải…)
- Họ tên lái xe
Nội dung điều động:
- Họ tên, chức vụ người sử dụng xe
- Đơn vị công tác
- Nơi đến và mục đích (họp, kiểm tra, đón khách…)
- Lộ trình cụ thể (từ A đến B)
- Thời gian xuất phát và dự kiến về
- Số km dự kiến
Xác nhận:
- Chữ ký người lập phiếu (văn phòng/kế toán)
- Chữ ký người phê duyệt (trưởng phòng/giám đốc)
- Xác nhận của người sử dụng xe (nếu có phát sinh quãng đường)
Lưu ý: Mẫu có 2 liên – liên 1 lưu văn phòng, liên 2 lái xe giữ khi đi đường.
Mẫu Lệnh Điều Xe Theo Thông Tư 107/2017/TT-BTC
UBND TỈNH/THÀNH PHỐ ... CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
ĐƠN VỊ: ... Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
Số: .../LĐX ..., ngày ... tháng ... năm ...
LỆNH ĐIỀU XE Ô TÔ
Số: ... (Bản lái xe lưu)
- Căn cứ quyết định của: Thủ trưởng ...
- Số đăng ký của xe: ...
- Họ tên người lái xe: ...
- Họ tên người dùng xe: ... Chức vụ: ...
- Đơn vị: ...
- Nơi đến công tác: ...
- Nội dung công việc: ...
- Cán bộ đi cùng: ...
- Địa điểm và thời gian đón: ...
- Số Km dự kiến: ...
Đi từ ... giờ, ngày ... tháng ... năm ...
Đến ... giờ, ngày ... tháng ... năm ...
Thời gian về: ... giờ, ngày ... tháng ... năm ...
VĂN PHÒNG
(Bộ phận kế toán quản trị)
(Ký, ghi rõ họ tên)
Xác nhận người sử dụng xe
(Quãng đường phát sinh, nếu có)
Ngày ... tháng ... năm ...Tải mẫu Word chuẩn: Tại đây
Mẫu song ngữ Việt-Anh: Google Drive
Quy Trình Lập Và Sử Dụng Lệnh Điều Xe
Bước 1: Đề xuất nhu cầu
Cán bộ cần xe gửi giấy đề nghị đến văn phòng/phòng hành chính, nêu rõ lý do, thời gian, địa điểm.
Bước 2: Phê duyệt
Trưởng phòng hoặc giám đốc xem xét, ký duyệt nếu hợp lý. Với chuyến đi xa hoặc chi phí lớn, cần xin ý kiến cấp cao hơn.
Bước 3: Lập phiếu
Văn phòng điền đầy đủ thông tin vào mẫu, in 2 liên. Lưu ý ghi chính xác biển số xe, km xuất phát (đọc từ đồng hồ).
Bước 4: Bàn giao
Lái xe nhận liên 2, kiểm tra thông tin trước khi khởi hành. Mang theo giấy tờ xe và bằng lái.
Bước 5: Xác nhận sau chuyến đi
Khi về, người sử dụng xe ký xác nhận số km thực tế. Nếu phát sinh quãng đường ngoài dự kiến, ghi rõ lý do. Lái xe nộp lại phiếu cho văn phòng để đối chiếu, thanh quyết toán nhiên liệu.
Sai Sót Thường Gặp Khi Lập Lệnh Điều Xe
Thiếu chữ ký phê duyệt: Nhiều đơn vị chỉ để lái xe tự điền, không qua cấp trên. Khi kiểm tra, CSGT có thể xem đây là sử dụng xe trái phép.
Ghi sai biển số hoặc tên lái xe: Lỗi đánh máy khiến phiếu không khớp với giấy đăng ký xe, dễ bị nghi ngờ giả mạo.
Không cập nhật km thực tế: Sau chuyến đi, nếu không xác nhận lại số km, kế toán khó đối chiếu chi phí xăng dầu, dễ thất thoát.
Dùng mẫu cũ không theo Thông tư 107: Một số cơ quan vẫn dùng phiếu tự thiết kế, thiếu các trường bắt buộc. Khi thanh tra tài chính, có thể bị yêu cầu làm lại hồ sơ.
Không lưu liên 1: Văn phòng bỏ qua việc lưu trữ, dẫn đến mất căn cứ khi cần tra cứu hoặc giải trình.
Phân Biệt Lệnh Điều Xe Và Hợp Đồng Thuê Xe
| Tiêu chí | Lệnh điều xe | Hợp đồng thuê xe |
|---|---|---|
| Đối tượng | Xe thuộc sở hữu đơn vị | Xe của bên thứ ba |
| Người ký | Thủ trưởng đơn vị | Hai bên (thuê – cho thuê) |
| Mục đích | Quản lý nội bộ | Giao dịch thương mại |
| Hiệu lực pháp lý | Chứng từ kế toán | Hợp đồng dân sự |
| Thời hạn | Theo chuyến đi | Theo thỏa thuận (ngày, tháng) |
Khi cơ quan không đủ xe hoặc cần loại xe đặc biệt (xe 16 chỗ, xe VIP), thường ký hợp đồng với đơn vị cho thuê thay vì dùng lệnh điều xe ô tô.
Lưu Ý Khi Sử Dụng Xe Công Vụ
- Chỉ dùng đúng mục đích: Xe công vụ không được dùng cho việc riêng. Vi phạm có thể bị kỷ luật hoặc buộc bồi thường.
- Kiểm tra trước khi đi: Lái xe cần xem xét tình trạng xe, áp suất lốp, mức nhiên liệu. Nếu phát hiện hỏng hóc, báo ngay để sửa chữa.
- Tuân thủ lộ trình: Không tự ý đổi đường hoặc ghé địa điểm khác ngoài phiếu điều động. Nếu cần thay đổi, xin phép cấp trên.
- Bảo quản chứng từ: Lệnh điều xe, hóa đơn xăng, phiếu cầu đường (nếu có) phải giữ cẩn thận để thanh quyết toán.
Đối với đơn vị thường xuyên điều xe, nên xây dựng quy trình quản lý rõ ràng: sổ theo dõi xe, định mức nhiên liệu, lịch bảo dưỡng định kỳ. Điều này giúp giảm chi phí và kéo dài tuổi thọ phương tiện.
Lệnh điều xe ô tô là công cụ quản lý hiệu quả, đảm bảo tính minh bạch trong sử dụng tài sản công. Lập phiếu đúng quy định giúp đơn vị tránh rủi ro pháp lý, đồng thời tạo cơ sở cho công tác thanh tra, kiểm toán. Tải mẫu chuẩn và áp dụng ngay để tối ưu quy trình hành chính.
Ngày cập nhật gần nhất 09/03/2026 by David Nguyễn
David Nguyễn là chuyên viên sản xuất nội dung tại OTOTMT.com, kênh thông tin chính thức của TMT Motors. Với niềm đam mê đối với các dòng xe thương mại và hơn 8 năm kinh nghiệm trong ngành ô tô, David tập trung xây dựng các nội dung chính xác, dễ hiểu và mang tính ứng dụng cao về lĩnh vực sản xuất, lắp ráp và phân phối xe tại Việt Nam.
